Collectivités propriétaires d’hébergements en délégation,  anticipez le renouvellement pour chercher un nouveau gestionnaire.

Choisir le mode de gestion le plus adapté à l’avenir implique de se prendre le temps de la réflexion et de l’évaluation

• Votre bien nécessite t’il un plan d’investissement ?
• Souhaitez vous un portage public privé de la part du gestionnaire (qui peut devenir concessionnaire) ou garder une plus grande indépendance dans le choix de celui-ci ?
• Quelles sont les savoir-faire que vous souhaitez privilégier : savoir être sur l’accueil et les relations partenaires et collectivité, restauration, commercialisation, animation, les choix dépendent des leviers de réussite propres à votre site

La gestion déléguée bénéficie à la fois à la collectivité et à l’exploitant :  

• la collectivité garde la propriété et le contrôle de son hébergement et s’appuie sur un exploitant professionnel qui a les compétences adaptées, pour commercialiser efficacement les lits et entretenir le site et porter le risque d’exploitation 
• l’exploitant dispose d’un cadre sécurisé pour exercer son activité sur la durée moyennant le respect de ces obligations et le versement d’un loyer 
• Le montage financier pour le portage de l’investissement se discuter lors de la négociation du loyer et des contributions réciproques

La responsabilité de la collectivité dans le suivi du service

La responsabilité de la collectivité dans le suivi régulier de la bonne mise en œuvre du service et indispensable et doit s’appuyer sur des observations écrites et une transparence du gestionnaire sur la réalité de la situation. Cette étape qui implique des rencontres et des échanges réguliers est garante du bon déroulement et des ajustements indispensables

Mais la réalité est souvent différente et nous observons, au cours de nos accompagnements, des situations dégradées avec des hébergements qui ne jouent plus leur rôle de moteur de développement économique local, des exploitants en difficulté qui peinent à entretenir les biens et des collectivités en demande d’une redynamisation. L’anticipation des fins de contrats est alors une condition sine qua none d’une relance de l’hébergement. 

Quand faut-il commencer à réfléchir au renouvellement de la gestion de l’hébergement touristique ? 

 Plusieurs cas de figure  sont possibles en fonction des relations et des besoins en investissements  

• Bonne relation entre collectivité et exploitant qui donne satisfaction, hébergement correctement entretenu et commercialisé, pas de besoin détecté d’évolution de l’offre : le délai minimal peut être appliqué dans ces cas de figure, soit le lancement de la consultation pour le renouvellement du contrat est d’environ 6 mois
• Bonne relation entre collectivité et exploitant, hébergement correctement entretenu et commercialisé et besoin détecté d’évolution de l’offre : il est dans ce cas nécessaire d’engager suffisamment en amont une discussion avec l’exploitant en place sur sa vision du développement du site et ses intentions afin de construire au mieux le futur contrat. Un temps pouvant être nécessaire pour des études préalables de définition du projet d’évolution de l’hébergement, il est recommandé d’engager la discussion et les démarches au moins un an avant la fin du contrat courant, 
• Mauvaise relation entre collectivité et exploitant, hébergement non correctement entretenu ni commercialisé et besoin d’évolution de l’offre : c’est bien évidemment le cas de figure qui nécessite le plus d’anticipation. La collectivité doit envisager un changement d’opérateur et un ré investissement sur sa propriété. Un processus d’étude, d’échange avec les partenaires, de tests auprès d’opérateurs doit être mise en œuvre et il est alors conseillé de démarrer le processus deux ans à deux ans et demi avant la fin du contrat courant. 

Les bonnes pratiques de la négociation

Dans tous les cas, il est important de bien réfléchir à certains points clés des conventions qui feront la différence en termes d’attractivité auprès des opérateurs et de sérénité de la relation collectivité / exploitant. 

• La définition des obligations : la convention doit lister les obligations que l’exploitant devra respecter. Celles-ci portent sur des aspects classiques d’assurance, d’entretien mais peuvent également concerner les conditions d’exploitation à mettre en œuvre : période d’ouverture, formules tarifaires (recours possible au revenue management), prestations de services à mettre en place, dispositions de gestion durable (approvisionnement en circuit court, produits d’entretien respectueux de l’environnement…). Plus les obligations seront détaillées, plus la collectivité borde la prestation qui sera proposée aux touristes sur son territoire. Mais il ne s’agit pas non plus d’enfermer le futur exploitant dans des modalités trop rigides, 
• La répartition des investissements : la collectivité peut imposer ou laisser la possibilité aux opérateurs de réaliser tout ou partie des investissements. Par exemple de prendre en charge le renouvellement de locatifs mobiles ou de mobilier et d’équipements légers , les investissements lourds et faits pour rester dans la durée sur le site revenant à la collectivité (VRD, travaux sur les bâtiments, création de nouveaux équipements de loisirs / bien-être…) Il s’agit là d’un dosage subtil. Laisser une part de propositions libres par le candidat peut être favorable à l’implication de celui -ci dans le projet global de l’hébergement 
• La durée de la convention : en lien avec la part d’investissement à prendre en charge par l’opérateur, qui doit pouvoir amortir et tirer bénéfice de ses investissements sur une durée de convention suffisamment longue. A titre d’illustration, nous avons récemment, dans le cadre de l’élaboration du plan de soutien aux petits campings pour la FNHPA, défini des durées minimales allant, selon les types de projets, de XX à XX années 
• La précision des biens de reprise et des biens de retour : même si la nature des biens de retour (qui restent en place sur le site en fin de contrat sans compensation) et de reprise (propriétés de l’exploitant qui peuvent faire l’objet d’un rachat à la valeur nette comptable en fin de contrat) est définie dans les textes, il est préférable de bien le repréciser dans les conventions, voir de lister certains biens qui pourraient être litigieux. Cet inventaire peut également être établi en cours d’exploitation ou au fur et à mesure des acquisitions par la collectivité ou l’exploitant. Cela évite bien des difficultés en fin de contrat, notamment en cas de mauvaise relation entre collectivité et exploitant. Il est très préjudiciable de retrouver une cuisine sans équipement ou des robinets démontés au départ d’un opérateur ! 

Le plus important à retenir c’est que plus le projet est réfléchi an amont et est incarné par la collectivité, plus il y a de chances d’être attractif auprès des opérateurs correspondant au projet et de redynamiser l’activité avec un exploitant compétent et motivé. Nous recommandons et nous vous accompagnons sur les démarches de sourcing en amont et négociation pour valider la sélection finale.

Mathilde Elias – Consultant spécialisé en tourisme social

David Paquet – Gérant et consultant en hébergements touristiques et loisirs nature